Výzva klienta

Globálna spoločnosť s dcérskou firmou na Slovensku čelila akútnej potrebe zmeniť partnera pre spracovanie miezd. Počas úvodných stretnutí sme identifikovali rozdielne očakávania lokálneho a globálneho manažmentu. Lokálny tím mal zo zmeny prirodzené obavy, zatiaľ čo vedenie materskej spoločnosti očakávalo výrazné zvýšenie efektivity mzdových procesov.

Medzi hlavné dôvody nespokojnosti s predchádzajúcim nastavením patrila chybovosť v mzdových výstupoch, komplikovaná komunikácia v anglickom a nemeckom jazyku a nízka efektivita existujúcich procesov.

1. Spoznanie klienta a identifikácia problémových oblastí

Už počas prípravy cenovej ponuky sme sa detailne venovali existujúcim mzdovým procesom a spôsobu fungovania spoločnosti. Cieľom bolo identifikovať slabé miesta procesu a pochopiť konkrétne požiadavky klienta ešte pred samotným začiatkom spolupráce.

Vďaka tomu sme mohli pripraviť rozsah služieb a cenovú ponuku zodpovedajúcu reálnym potrebám klienta.

2. Jasný implementačný plán

Po uzavretí zmluvy sme klientovi predstavili konkrétny projektový plán so stanovenými krokmi implementácie, časovým harmonogramom a pravidelnými online stretnutiami.

Klient tak mal počas celej implementácie prehľad o spôsobe našej práce, aktuálnom stave projektu a ďalších plánovaných krokoch.

3. Súbežné spracovanie miezd

Jednou z najdôležitejších častí implementácie bolo zabezpečiť nepretržité spracovanie miezd počas nastavovania a optimalizácie mzdového softvéru.

Počas troch mesiacov preto náš tím spracovával mzdy súbežne s pôvodným poskytovateľom. Tento postup nám umožnil priebežne porovnávať výsledky, identifikovať rozdiely a zabezpečiť kontrolovaný prechod celého procesu pod BDO bez prerušenia mzdovej agendy.

4. Automatizované výstupy pre účtovníctvo

Počas implementácie sme úzko spolupracovali aj s účtovným oddelením klienta, ktoré potrebovalo zefektívniť spracovanie mzdových údajov pre účtovníctvo.

Vytvorili sme preto automatizovaný export mzdových položiek vo formáte priamo importovateľnom do systému SAP. Klient tak odstránil významnú časť manuálnej administratívy a zjednodušil prenos údajov medzi mzdovým a účtovným procesom.

Prečo je dôsledná kontrola miezd dôležitá

Pri porovnávaní výstupov a preverovaní zistených rozdielov sme identifikovali viacero nesprávnych výpočtov z predchádzajúceho obdobia.

Takéto chyby môžu mať dopad nielen na správnosť výplaty zamestnancov, ale aj na ich daňové povinnosti a na riziko sankcií v prípade kontroly zo strany príslušných orgánov.

Výsledok spolupráce

Klient získal presnejšie a stabilnejšie spracovanie miezd, jasne nastavené postupy a automatizované výstupy pre účtovníctvo.

Pravidelná komunikácia s lokálnym aj globálnym manažmentom zároveň pomohla vytvoriť transparentnejšie fungovanie a postupne zvýšiť dôveru v nový model spracovania miezd.

Odborným prístupom a otvoreným pomenovaním problémových oblastí sme si postupne získali dôveru lokálneho manažmentu. Klient sa na nás následne začal obracať aj s požiadavkami v ďalších oblastiach a prejavil záujem o rozšírenie spolupráce.

Efektívne nastavenie procesov, transparentná komunikácia s globálnym vedením a automatizácia účtovných výstupov zároveň potvrdili prínos zmeny partnera aj na úrovni materskej spoločnosti.