Globálna spoločnosť s dcérskou firmou na Slovensku čelila akútnej potrebe zmeny partnera na spracovanie miezd. Počas úvodných stretnutí sme na jednej strane identifikovali nevôľu lokálneho manažmentu ku zmene a na strane druhej, očakávania na zavedenie vysokej efektivity, zo strany vedenia materskej spoločnosti.

Aké boli hlavné dôvody nespokojnosti nášho klienta?

• chybovosť v mzdových výstupoch

• problém s komunikáciou v anglickom a nemeckom jazyku

• nízka efektivita mzdových procesov

Naše riešenie: Spracovanie miezd krok po kroku

Aby sme klientovi zabezpečili bezchybné a efektívne spracovanie miezd, navrhli sme viackrokový plán implementácie:

1 Spoznanie klienta a identifikácia problémových oblastí

Ešte v procese stanovenia cenovej ponuky sme sa dopytovali na aktuálne mzdové procesy v spoločnosti, snažili sme sa identifikovať slabé miesta procesu a následne sme mali možnosť dať klientovi cenovú ponuku presne podľa aktuálnych potrieb.

Hneď po uzavretí zmluvy sme klientovi predstavili jasný projektový plán, zahŕňajúci jednotlivé kroky implementácie, stanovený časový rámec pre každý z nich a najmä dohodnuté pravidelné online stretnutia. Klientovi sme tak detailne priblížili spôsob našej práce a taktiež poskytovali pravidelný report o aktuálnom stave a progrese implementácie.

3 Súbežné spracovanie miezd

Jedným z najdôležitejších bodov implementácie bolo zabezpečenie kontinuálneho, a teda neprerušeného spracovávania miezd počas celého procesu úpravy a optimalizácie nastavení mzdového softvéru. Počas troch mesiacov preto náš tím spracovával mzdy súbežne s predošlým spracovateľom a zabezpečil tak bezchybný prechod celého procesu pod krídla BDO. 

4 Tvorba výstupov šitých na mieru klientovi

Počas celého procesmu sme úzko spolupracovali aj s účtovným oddelením klienta, ktoré nás požiadalo o zautomatizovanie exportov mzdových položiek pre účtovníctvo. Vytvorili sme preto súbor, ktorý bol priamo importovateľný do účtovného programu SAP a odstránili veľké množstvo administratívne a časovo náročnej práce.

Prečo neignorovať chyby v mzdách?

Dôkladnou kontrolou a opätovným dopytovaním sa na rozdiely sme identifikovali viacero chybných výpočtov predošlého spracovávateľa. Tieto chyby by mohli viesť k:

• daňovým dopadom pre zamestnancov

• udelení pokuty v prípade kontroly od štátu

Výsledok spolupráce: Efektívne spracovanie miezd, dôvera a rozšírenie spolupráce

Naša práca sa stala základom pre dlhodobé partnerstvo. Klient ocenil najmä:

• Bezchybné a presné spracovanie miezd

• Efektívne dodržiavanie postupov

• Zautomatizovanie výstupov pre účtovníctvo

• Jasnú komunikáciu s globálnym vedením

Podľa slov finančného manažéra spoločnosti: „Konečne máme mzdy zaúčtované na klik a hlavne bez chýb!“

Odborným prístupom a poukázaním na problémové oblasti klienta sme si získali dôveru lokálneho manažmentu, ktorý sa na nás ďalej obracia s prosbou o pomoc aj ďalších oblastí a má záujem o prehĺbenie spolupráce. Efektívnym dodržiavaním postupov, jasnou komunikáciu s globálnym vedením a poskytnutím zjednodušení pre účtovníctvo sme o správnosti rozhodnutia spolupráce s BDO presvedčili aj globálny manažment.

Hľadáte spoľahlivého partnera pre spracovanie miezd?

Radi vám poskytneme nezáväznú cenovú ponuku, ušitú na mieru pre vašu firmu. Kontaktovať nás môžete prostredníctvom tohto formulára.