Začiatkom roka 2022 sa materská spoločnosť nášho klienta so sídlom v Nemecku rozhodla zaviesť jednotný systém evidencie dochádzky prostredníctvom využitia čipových kariet a dochádzkových terminálov vo všetkých svojich pobočkách. Informácie o svojich zamestnancoch a prehľad o ich dochádzke chcela mať centralizované a prístupné v okamžitom čase.

Náš klient v tom čase zamestnával v priemere 20 zamestnancov a dochádzku evidoval svojpomocne na  pracovných hárkoch v exceli. Manuálne vypĺňanie tabuliek bolo nielen zdĺhavé, ale prinášalo so sebou riziko chybovosti a spornosti pri zaznamenávaní neprítomnosti.

Najväčšiu výzvu predstavovalo správne nastavenie evidencie dochádzky v súlade so slovenskou legislatívou a organizáciou pracovného času.

Ako prebiehal prechod na digitálnu evidenciu dochádzky

Aby sme klientovi zabezpečili bezchybné a efektívne spracovanie miezd, navrhli sme viackrokový plán implementácie:

Zaškolenie tímu na prácu s novým dochádzkovým systémom s využitím čipových kariet a dochádzkových terminálov

Pravidelné školiace meetingy na spracovanie dát v novom dochádzkovom softvéri a zdieľanie know-how medzi klientom a nami.

Identifikácia rozdielností a špecifík nového dochádzkového softvéru a jeho zosúladenie so slovenskou legislatívou

Intenzívna spolupráca so správcami dochádzkového softvéru a efektívne riešenie problémov pri zaznamenávaní evidencie dochádzky.

Nastavenie dochádzkového a mzdového softvéru

Doplnenie databázy všetkých zamestnancov, nastavenie pracovných pomerov, evidencie nevyčerpaných dovoleniek a dovolenkových nárokov, zjednotenie dochádzkových kódov a nastavenie mesačného reportu dochádzky pre import do mzdového softvéru.

Súbežné spracovanie dochádzky

Počas prechodného obdobia sme spracovávali dochádzku súbežne starým aj novým spôsobom – aby sme mohli porovnať výsledky a overiť správnosť výstupných reportov pre mzdy.

Kontrola spracovania, vyhodnotenie chybovosti a nevyhnutné korekcie dochádzky

Kontrola zadaných dát a manuálne korekcie dochádzky pri absencii použitia čipovej karty a u vybraných vedúcich zamestnancoch.

Mesačný support pre klienta

Ad-hoc support v súvislosti so spracovaním mzdovej agendy (nové typy neprítomností, nástup / výstup zamestnancov a i.)

Výsledky spolupráce

Intenzívnou spoluprácou s klientom sa nám podarilo nastaviť moderný a centralizovaný spôsob evidencie dochádzky, ktorý:

• odbremenil klienta od časovo náročného manuálneho spôsobu jej evidencie v exceli,

• znížil chybovosť a spornosť pri zaznamenávaní neprítomností zamestnancov

• poskytol materskej firme v Nemecku unifikovaný prehľad o svojich zamestnancoch na Slovensku ako aj možnosť okamžitej kontroly dodržiavania pracovného času jednotlivými zamestnancami v súlade so slovenskou legislatívou.

Pre klienta sme sa stali jeho externým HR oddelením a efektívne zastrešujeme celý HR proces naprieč pracovným cyklom každého zamestnanca.

Hľadáte spoľahlivého partnera pre nastavenie evidencie dochádzky, spracovanie miezd či digitalizáciu účtovníctva?

Radi vám poskytneme nezáväznú cenovú ponuku, ušitú na mieru pre vašu firmu. Kontaktovať nás môžete prostredníctvom tohto formulára.