Výzva klienta

Začiatkom roka 2022 sa materská spoločnosť klienta so sídlom v Nemecku rozhodla zaviesť jednotný systém evidencie dochádzky prostredníctvom čipových kariet a dochádzkových terminálov vo všetkých svojich pobočkách.

Cieľom bolo centralizovať informácie o zamestnancoch a dochádzke a zabezpečiť ich rýchlu dostupnosť pre skupinu.

Slovenská spoločnosť v tom čase zamestnávala v priemere 20 zamestnancov a dochádzku evidovala manuálne v Exceli. Tento spôsob bol časovo náročný a prinášal riziko chýb a nejasností pri zaznamenávaní neprítomností.

Najväčšou výzvou bolo správne nastaviť nový systém tak, aby reflektoval slovenskú pracovnoprávnu legislatívu a spôsob organizácie pracovného času u klienta.

Ako prebiehal prechod na digitálnu evidenciu dochádzky

Implementáciu sme rozdelili do viacerých krokov, aby bolo možné nový systém správne nastaviť, overiť jeho fungovanie a následne ho prepojiť so spracovaním miezd.

1. Zaškolenie tímu na nový dochádzkový systém

Náš tím sa oboznámil s fungovaním nového dochádzkového systému využívajúceho čipové karty a dochádzkové terminály.

Súčasťou implementácie boli pravidelné školiace stretnutia zamerané na spracovanie údajov v novom softvéri a výmenu know-how medzi klientom a BDO.

2. Zosúladenie systému so slovenskými požiadavkami

Identifikovali sme rozdiely a špecifiká nového dochádzkového softvéru a preverili jeho nastavenie vo vzťahu k slovenským požiadavkám na evidenciu pracovného času.

Pri riešení jednotlivých otázok sme intenzívne spolupracovali so správcami dochádzkového systému a priebežne upravovali nastavenia potrebné pre lokálnu prevádzku.

3. Nastavenie dochádzkového a mzdového softvéru

Do systému sme doplnili databázu zamestnancov a nastavili údaje potrebné pre správne spracovanie dochádzky a následné spracovanie miezd.

4. Súbežné spracovanie dochádzky

Počas prechodného obdobia sme dochádzku spracovávali súbežne pôvodným aj novým spôsobom.

Vďaka tomu sme mohli porovnávať výsledky, identifikovať rozdiely a overovať správnosť výstupných reportov určených pre spracovanie miezd pred úplným prechodom na nový systém.

5. Kontrola údajov a potrebné korekcie

Súčasťou procesu bola pravidelná kontrola zadaných údajov a vyhodnocovanie nesprávnych alebo chýbajúcich záznamov.

V prípadoch, keď zamestnanec nepoužil čipovú kartu, alebo pri vybraných vedúcich zamestnancoch bolo potrebné vykonať manuálne korekcie dochádzky.

6. Priebežná podpora klienta

Po zavedení systému sme klientovi naďalej poskytovali podporu pri spracovaní dochádzkových údajov a ich prepojení s mzdovou agendou.

Išlo napríklad o riešenie nových typov neprítomností, nástupov a výstupov zamestnancov alebo ďalších ad hoc situácií súvisiacich so spracovaním dochádzky a miezd.

Výsledky spolupráce

V spolupráci s klientom sme nastavili centralizovaný spôsob evidencie dochádzky, ktorý nahradil pôvodné manuálne spracovanie v Exceli a zároveň bol prepojený s mzdovým procesom.

Rozsah spolupráce sa postupne rozšíril aj na ďalšie HR a mzdové činnosti. BDO tak pre klienta zabezpečuje externú podporu naprieč viacerými fázami pracovného cyklu zamestnancov.