Zmena externého partnera pri zachovaní vlastného softvéru

Vlastný softvér na spracovanie miezd môže byť pre firmu veľkou výhodou, najmä ak je prepojený s účtovníctvom a ďalšími internými procesmi. Pri zmene externého partnera však vzniká otázka, či sa nový tím dokáže v systéme rýchlo zorientovať, nadviazať na existujúce nastavenia a zabezpečiť plynulé spracovanie miezd bez chýb alebo omeškaní.

S touto výzvou sa na nás obrátil klient, ktorý potreboval zabezpečiť externé spracovanie miezd priamo vo svojom internom systéme.

„Potrebovali sme partnera, ktorý dokáže rýchlo prevziať komplexnú mzdovú agendu, zorientovať sa v našom systéme a zároveň spoľahlivo vyriešiť vzniknuté problémy.“

Klientova požiadavka

Ako sme postupovali

Cieľom bolo zabezpečiť plynulé spracovanie miezd priamo v internom systéme klienta, nadviazať na existujúce procesy a zároveň vyriešiť nezrovnalosti, ktoré sa objavili pri kontrole predchádzajúcich období.

1. Rýchla adaptácia na interný softvér klienta

Keďže mzdy sa mali spracovávať priamo v systéme klienta, ktorý bol pre BDO nový, tím sa v krátkom čase oboznámil s jeho funkcionalitami, nastaveniami a prepojeniami na účtovníctvo a ďalšie firemné procesy.

2. Prevzatie mzdovej agendy a zabezpečenie kontinuity spracovania miezd

Kompletne sme prevzali mzdovú agendu klienta tak, aby spracovanie miezd pokračovalo plynulo, bez omeškaní a bez negatívneho dopadu na interné procesy spoločnosti.

3. Identifikácia nezrovnalostí z predchádzajúcich období

Počas spracovania ročných zúčtovaní dane sme odhalili viaceré chyby a nezrovnalosti z predchádzajúcich období, ktoré mohli mať dopad na zamestnancov aj zamestnávateľa.

4. Vyhodnotenie dopadov a zabezpečenie opráv

Identifikované nezrovnalosti sme detailne preverili prostredníctvom kontrolných prepočtov. Po konzultácii s klientom sme zabezpečili potrebné opravy vrátane opravných podaní a systémových úprav.

5. Odporúčania procesných zlepšení do budúcnosti

Odporučili sme kontrolné mechanizmy a procesné zlepšenia, ktoré pomohli zvýšiť správnosť, efektivitu a spoľahlivosť spracovania miezd.

Čo spolupráca klientovi priniesla

• Plynulé prevzatie komplexnej mzdovej agendy bez výpadkov v spracovaní miezd.
• Rýchlu orientáciu v internom softvéri klienta a zachovanie existujúcich procesov.
• Identifikáciu a nápravu chýb z predchádzajúcich období vrátane odporúčaní do budúcnosti.

Spätná väzba klienta

„Ocenili sme najmä profesionalitu, flexibilitu, schopnosť rýchlo sa prispôsobiť novému systému a proaktívny prístup pri riešení problémov. Spolupráca nám priniesla nielen stabilitu, ale aj vyššiu kvalitu celého procesu spracovania miezd.“

Prechod na nového payroll partnera nemusí znamenať riziko

Tento prípad ukazuje, že zmena externého partnera pre spracovanie miezd môže prebehnúť plynulo aj vtedy, keď klient používa vlastný softvér. Dôležitá je schopnosť nového tímu rýchlo sa zorientovať v systéme, nadviazať na existujúce procesy a vyriešiť zistené nezrovnalosti.