Krízový manažment účtovníctva: Stabilizácia za 10 dní

Krízový manažment účtovníctva: ako sme stabilizovali finančné oddelenie za 10 dní

Výzva: udržať účtovné oddelenie v chode

Naša spolupráca sa začala v situácii, ktorá si vyžadovala okamžitý a systematický zásah. V priebehu niekoľkých dní klient prišiel o troch zo štyroch účtovníkov, čo viedlo k takmer úplnému ochromeniu účtovného oddelenia.

Jediný zostávajúci člen tímu nedokázal samostatne pokryť všetky činnosti a zabezpečiť bežný chod oddelenia vrátane náročného finančného reportingu pre materskú spoločnosť.

Interné kapacity tak nedokázali pokryť zákonné povinnosti ani požiadavky materskej spoločnosti na včasné a kvalitné výstupy. Hrozilo oneskorenie reportov, zvýšené riziko chýb a oslabenie kontroly nad finančnými procesmi.

Stabilizácia účtovného oddelenia v priebehu 10 dní

BDO reagovalo promptne a cielene. V priebehu 10 dní sa náš dedikovaný tím naučil pracovať v účtovnom systéme klienta a zároveň prevzal činnosti potrebné na zabezpečenie plynulého fungovania účtovného oddelenia.

Prioritou bolo najskôr stabilizovať najkritickejšie oblasti s najvyššou mierou rizika a zabezpečiť kontinuitu kľúčových účtovných a reportingových procesov.

Analýza a optimalizácia účtovných procesov

Po stabilizácii najkritickejších oblastí sme sa zamerali na dôkladnú analýzu existujúcich procesov a zapojených personálnych kapacít.

Zmapovali sme existujúce procesy vrátane personálnych kapacít zapojených do jednotlivých činností.

Identifikovali sme postupy, ktoré boli zbytočne komplikované alebo nereflektovali aktuálne legislatívne zmeny.

Prepracovali sme jednotlivé kroky a zaviedli prehľadnejšiu štruktúru s cieľom zvýšiť efektivitu a transparentnosť procesov.

Prispeli sme k zvýšeniu kvality vstupov a výstupov a úprave štruktúry reportingu vrátane odstránenia nerelevantných a nadbytočných ukazovateľov.

Posilnili sme komunikáciu medzi manažmentom a účtovným tímom, čo pomohlo odstrániť viaceré nedorozumenia a zrýchliť rozhodovanie.

Výsledky spolupráce

Po stabilizácii účtovného oddelenia sa klient rozhodol nebudovať pôvodný interný tím nanovo. Ponechal si jedného interného účtovníka a významnú časť ostatnej agendy prevzal externý tím BDO.

Nižšie prevádzkové náklady v porovnaní s opätovným vybudovaním pôvodného interného účtovného tímu.

Zlepšenie kvality a včasnosti finančného reportingu.

Externá kontrola kvality významnej časti účtovnej agendy.

Lepší prehľad o finančnej situácii a podpora pri riadení cash flow.

Lepšia pripravenosť na audit vďaka stabilnejšiemu nastaveniu účtovných a reportingových procesov.

„Sme vám nesmierne vďační. Vstúpili ste do úplne chaotickej situácie a zvládli ste ju výborne. Veľmi si vážim obrovské úsilie, ktoré ste nám venovali, a spolupráca s vami skutočne prekonala všetky naše očakávania. Ďakujeme.“

Kedy môže externá účtovná podpora pomôcť

Podobné situácie nie sú výnimočné. Klienti sa na nás obracajú napríklad v prípadoch, keď:

čelia náhlym odchodom zamestnancov a potrebujú rýchlo zabezpečiť kontinuitu účtovnej agendy,

potrebujú zefektívniť alebo kompletne prestavať účtovné a reportingové procesy,

hľadajú partnera, ktorý sa dokáže prispôsobiť ich systémom a platformám,

potrebujú zlepšiť kvalitu alebo včasnosť finančného reportingu,

potrebujú zabezpečiť dokumentáciu pripravenú na audit a pravidelný mesačný finančný prehľad.

Od krízového zásahu k dlhodobej podpore

V tomto prípade nešlo iba o krátkodobé nahradenie chýbajúcich kapacít. Po zvládnutí kritickej situácie sa spolupráca rozšírila na optimalizáciu procesov, kontrolu kvality a dlhodobú podporu účtovnej a reportingovej agendy.

Klient tak získal model, ktorý kombinuje internú znalosť spoločnosti s externým odborným zázemím a umožňuje udržiavať stabilnejšie účtovné a finančné procesy.