Služobné auto na súkromné účely: zdanenie, odvody, DPH a právna dokumentácia
Klientovi sme pomohli komplexne nastaviť poskytovanie služobného vozidla zamestnancom na súkromné účely – od spracovania nepeňažného príjmu cez posúdenie DPH a súvisiacich výdavkov až po prípravu potrebnej pracovnoprávnej dokumentácie.
Používanie služobného vozidla na súkromné účely patrí medzi časté zamestnanecké benefity. Jeho zavedenie však ovplyvňuje viacero oblastí fungovania spoločnosti – mzdy, daň z príjmov, odvody, DPH, účtovníctvo aj pracovnoprávne vzťahy.
V konkrétnom prípade sa na nás klient obrátil s potrebou nastaviť celý proces tak, aby bol benefit správne spracovaný v mzdovej agende, zodpovedal daňovým pravidlám a zároveň boli jednoznačne upravené práva a povinnosti zamestnávateľa aj zamestnanca.
Akú situáciu klient potreboval vyriešiť?
Klient plánoval umožniť zamestnancom používanie služobného motorového vozidla aj mimo pracovných ciest. Potreboval preto určiť, ako sa tento benefit premietne do miezd a odvodov a aký vplyv bude mať na daňové a účtovné povinnosti spoločnosti.
Posudzované oblasti
- zdanenie nepeňažného príjmu zamestnanca
- zahrnutie benefitu do mzdovej agendy a odvodov
- náklady na pohonné hmoty pri súkromných jazdách
- vedenie a rozsah evidencie jázd
- uplatňovanie daňových výdavkov
- odpočítanie DPH pri služobnom vozidle
- pracovnoprávna dokumentácia a zodpovednosť zamestnanca
Ako sme klientovi pomohli?
Mzdové a odvodové nastavenie
Súkromné používanie služobného vozidla sme posúdili ako nepeňažný príjem zamestnanca a nastavili jeho správne zahrnutie do pravidelného spracovania miezd.
Výpočet nepeňažného príjmu
V konkrétnom prípade klienta sme nastavili mesačné zdaňovanie benefitu vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla a jeho zohľadnenie pri výpočte dane a odvodov.
DPH a daňové výdavky
Posúdili sme uplatňovanie DPH a daňových výdavkov súvisiacich so služobným aj súkromným používaním vozidla.
Pohonné hmoty a evidencia jázd
Nastavili sme pravidlá evidencie služobných a súkromných jázd, úhrady pohonných hmôt a preukazovania súvisiacich výdavkov.
Ako sa benefit premietol do mzdovej agendy?
Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi motorové vozidlo na služobné aj súkromné používanie, zamestnancovi vzniká nepeňažný príjem zo závislej činnosti.
V riešenom prípade sme klientovi vysvetlili spôsob výpočtu benefitu a nastavili jeho pravidelné zahrnutie do mzdy zamestnanca. Nepeňažný príjem vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla mesačne sa tak správne premietol do výpočtu dane z príjmov aj príslušných odvodov.
Súčasťou riešenia bolo aj nastavenie podkladov a interného procesu, aby mzdové oddelenie dostávalo včas informácie o poskytnutí vozidla, prípadnej zmene vozidla alebo ukončení jeho súkromného používania.
Ako sme riešili DPH, pohonné hmoty a daňové výdavky?
Mzdové spracovanie nepeňažného príjmu bolo iba jednou časťou riešenia. Osobitne sme posúdili daňové a účtovné dôsledky používania firemného vozidla na súkromné účely.
Spoločne s klientom sme nastavili:
- spôsob úhrady pohonných hmôt pri súkromných jazdách
- rozsah potrebnej evidencie jázd
- uplatňovanie nákladov súvisiacich s prevádzkou vozidla
- postup pri odpočítaní DPH
- účtovné zachytenie súkromného používania vozidla
- odovzdávanie potrebných podkladov medzi zodpovednými oddeleniami
Nastavenie zohľadňovalo konkrétne vozidlo, spôsob jeho obstarania aj predpokladaný rozsah služobného a súkromného používania.
Ako sme nastavili práva a povinnosti zamestnanca?
V spolupráci s právnikmi sme pripravili Dohodu o poskytnutí motorového vozidla na súkromné účely. Dokument upravuje podmienky používania vozidla a rozdelenie zodpovednosti medzi zamestnávateľa a zamestnanca.
Dohoda upravuje:
- rozsah povoleného služobného a súkromného používania
- osoby oprávnené viesť vozidlo
- pravidlá používania vozidla v zahraničí
- úhradu pohonných hmôt a ďalších súkromných nákladov
- zodpovednosť za pokuty, škody a poistné udalosti
- povinnosti pri servise a údržbe vozidla
- podmienky odovzdania a vrátenia vozidla
Aký bol výsledok?
Klient získal komplexne nastavený proces, ktorý prepája mzdové, daňové, účtovné a pracovnoprávne povinnosti súvisiace so súkromným používaním služobného vozidla.
- správne nastavené zdaňovanie nepeňažného príjmu
- pravidelné zahrnutie benefitu do mzdovej agendy
- posúdené odvodové, daňové a účtovné dôsledky
- nastavené pravidlá pre pohonné hmoty a evidenciu jázd
- pripravená dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom
- jednotný postup využiteľný aj pri ďalších služobných vozidlách
Riešite služobné vozidlá používané na súkromné účely?
Pomôžeme Vám správne nastaviť mzdové, daňové, účtovné a právne povinnosti vrátane potrebnej dokumentácie. V prípade otázok nás kontaktujte prostredníctvom formulára nižšie.