Informácie o spracúvaní osobných údajov

INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Informácie uvedené nižšie vysvetľujú spôsob spracúvania vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, a zároveň definujú vaše práva súvisiace so spracúvaním osobných údajov ako našich klientov, dodávateľov a tretích strán pri vykonávaní obchodných činností a počas podujatí.
Naša skupina subjektov BDO ako členovia medzinárodnej siete nezávislých audítorských, daňových a poradenských spoločností (ako spoloční prevádzkovatelia údajov, ak je to relevantné), a to konkrétne:

• spoločnosť BDO, spol. s r. o., so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 35 836 032, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 26518/B,
• spoločnosť BDO Services, spol. s r. o., so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 35 716 401, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 14535/B,
• spoločnosť BDO Audit, spol. s r. o., so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 44 455 526, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 54967/B,
• spoločnosť BDO Consulting, spol. s r. o., so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 54 315 069, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 157966/B,
• spoločnosť BDO Tax, spol. s r. o, so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 46 396 381, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sr, vložka č.  155291/B,
• spoločnosť BDO Legal s.r.o., so sídlom Carlton Savoy 2, Mostová 2, 811 02 Bratislava I, IČO: 51 803 330, apísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 129300/B,
• spoločnosť BDO Holding, spol. s r. o., so sídlom Pribinova 10, 811 09 Bratislava, IČO: 47 237 678, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 79264/B

bude spracúvať Vaše osobné údaje v súlade s Nariadením Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“).

Aké sú účely spracúvania Vašich osobných údajov?

1. Odpoveď na Váš dopyt

Vaše osobné údaje získame len za predpokladu, že sa ich rozhodnete poskytnúť vo Vašom dopyte, napríklad aby sme Vás mohli kontaktovať prostredníctvom e-mailu, telefonicky, resp. inou formou, akou sa rozhodnete nás osloviť, najmä však prostredníctvom kontaktného formuláru na našej webovej stránke www.bdoslovakia.com.
Hlavným účelom spracúvania vašich osobných údajov je odpovedať na vašu požiadavku a poskytovať daňové, účtovné a podnikateľské poradenstvo. Poskytnutie osobných údajov na realizáciu dopytu alebo iných správ zaslaných prostredníctvom kontaktného formulára na našej webovej stránke www.bdoslovakia.com alebo prostredníctvom e-mailu je pre nás nevyhnutné, aby sme vám mohli riadne a včas odpovedať. Ak nám neposkytnete vaše osobné údaje v potrebnom rozsahu, nebudeme schopní na vašu požiadavku odpovedať.
Právnym základom je:

1. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov;
2. zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov;
3. plnenie zmluvy;
4. oprávnený záujem prevádzkovateľa.

 

2. Poskytnutie služieb daňového, účtovného a iného odborného poradenstva

Vaše osobné údaje spracúvame aj za účelom poskytovania daňového, účtovného a iného odborného poradenstva a/alebo poskytovania štatutárneho auditu a s tým súvisiacich konzultačných služieb. Tieto služby vám poskytujeme na základe vašej požiadavky a vášho súhlasu s poskytovaním našich služieb. Ak nám neposkytnete vaše osobné údaje, nie sme schopní Vám odborné poradenské služby poskytnúť. Navyše, v niektorých prípadoch je poskytovanie údajov zmluvnou a zákonnou požiadavkou jednej zo spoločností BDO ako poskytovateľa regulovaných poradenských služieb.
Právnym základom je:

1. zmluva o poskytovaní odborných služieb;
2. účtovné, mzdové, daňové, audítorské predpisy;
3. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov;
4. zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov;
5. oprávnený záujem prevádzkovateľa.

 

3. Marketing

Ak ste udelili súhlas so spracúvaním osobných údajov na účely marketingu, spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu udeleného súhlasu. Máte právo kedykoľvek Váš súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov do jeho odvolania. Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je Váš súhlas. V osobitných prípadoch môže byť právnym základom aj oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je propagácia našich služieb a informovanie našich klientov o nových zákonných povinnostiach, ktoré sa ich môžu dotýkať.
 

4. AML

Vaše osobné údaje spracúvame aj za účelom plnenia našich zákonných povinností prevádzkovateľa v oblasti predchádzania a ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovaním terorizmu. Právnym základom je zákon č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Osobné údaje v tejto súvislosti získavame z verejne dostupných zdrojov a neverejných registrov a/alebo priamo od dotknutých osôb (poskytnutých v zmluve, AML dotazníku a iných dokumentoch), ako aj od tretích osôb, ktoré sú vo vzťahu s Vami v zmluvnom, pracovnom vzťahu alebo inom obdobnom vzťahu (štatutári, vlastníci, koneční užívatelia výhod a pod.). Poskytnutie údajov v súvislosti s identifikovaním vlastníckej a organizačnej štruktúry, ako aj identifikácie a overenia identifikácie konečných užívateľov výhod klientov, je zákonnou požiadavkou, a preto neposkytnutie takýchto údajov by mohlo viesť k porušeniu našich zákonných povinností ako povinnej osoby, a teda k nemožnosti poskytovať Vám naše služby.

5. Kamerový systém
Svoje prevádzkové priestory (kancelárie) z bezpečnostných dôvodov monitorujeme prostredníctvom kamerových záznamov. Je v našom oprávnenom záujme zabezpečovať ochranu osôb a majetku pred protiprávnymi konaniami, predovšetkým v rámci prevencie a objasňovania lúpežných prepadnutí, krádeží, vandalizmu či rôznych konaní. Monitorovaný priestor našich prevádzkových priestorov je zreteľne označený informáciou o monitorovaní. Vyhotovený záznam je pritom možno využiť za účelom odhaľovania trestných činov, na zisťovanie ich páchateľov a pátranie po nich, ako aj za účelom ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a pred financovaním terorizmu, odhaľovania nezákonných finančných operácií, súdneho konania, trestného konania, konania o priestupkoch. Osobné údaje vo forme videozáznamov a audiozáznamov uchovávame po dobu 14 dní od ich vyhotovenia. Následne sú osobné údaje automaticky vymazávané. Právnym základom je náš oprávnený záujem na ochrane majetku, finančných a iných záujmov.

6. BDO v postavení sprostredkovateľa
Môžeme vystupovať aj ako sprostredkovateľ poverený prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov v jeho mene. Spracúvanie osobných údajov z našej strany prebieha na základe uzatvorenej zmluvy o poskytovaní odborných služieb so subjektom, s ktorým môžete byť v pracovnom, zmluvnom alebo inom obdobnom vzťahu, a zmluvy o poverení nás ako sprostredkovateľa na spracúvanie osobných údajov v mene prevádzkovateľa. Účelom spracúvania osobných údajov je poskytovanie účtovných, daňových a/alebo mzdových služieb alebo súvisiacich odborných poradenských služieb. V takomto prípade spracúvame vaše osobné údaje v mene a na účet subjektu, s ktorým máte určitý vzťah a ktorý nám vaše osobné údaje poskytuje. Vo väčšine prípadov ide o spracúvanie všeobecných osobných údajov; pri poskytovaní mzdového účtovníctva môže dochádzať aj k spracúvaniu osobitných kategórií osobných údajov (napríklad záznamy o práceneschopnosti a pod.).
Spracúvame iba tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na zabezpečenie ktoréhokoľvek z vyššie uvedených účelov spracúvania osobných údajov dotknutých osôb.

Kto sú príjemcovia Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje sú spracúvané prostredníctvom softvéru, ku ktorému majú prístup vybraní zamestnanci našej spoločnosti. Spolupracujeme s rôznymi externými subjektmi, ktorých zapojenie je nevyhnutné na riadne vybavenie vašej požiadavky alebo na poskytovanie objednanej služby, a s týmito subjektmi zdieľame vaše osobné údaje. Takýmito externými subjektmi sú najmä kvalifikovaní externí spolupracovníci, s ktorými bežne spolupracujeme pri poskytovaní našich služieb (predovšetkým advokáti, daňoví poradcovia, audítori, účtovníci a pod.), alebo IT poskytovatelia, s ktorými spolupracujeme na zabezpečenie správneho fungovania našej webovej stránky. S uvedenými subjektmi máme uzatvorený zmluvný vzťah a spracúvajú vaše osobné údaje v našom mene.
Pri zdieľaní vašich osobných údajov prijímame primerané opatrenia na zabezpečenie ich dôvernosti a ochrany zo strany našich poskytovateľov služieb.
Vaše osobné údaje môžeme zdieľať aj s ďalšími členskými spoločnosťami BDO, ak je to potrebné na poskytovanie služieb vám a/alebo na administratívne účely, pričom vždy dbáme na to, aby to bolo v súlade s účelom, na ktorý sme vaše údaje získali.
Vaše osobné údaje môžu byť tiež poskytnuté rôznym štátnym orgánom a inštitúciám za účelom splnenia zákonných požiadaviek a/alebo povinností.
Osobné údaje získané na účely priameho marketingu nie sú poskytované žiadnym tretím stranám a sú spracúvané výlučne na účely nášho priameho marketingu.

Súbory „cookie“ na našej webovej stránke
Na našej webovej stránke www.bdoslovakia.com používame súbory cookies. Zber cookies je možný iba na základe vášho súhlasu. Cookies sú malé textové súbory pozostávajúce z radu čísel a písmen, ktoré sa ukladajú na pevný disk vášho počítača prostredníctvom webového prehliadača a dokážu jednoznačne identifikovať váš počítač a vašu IP adresu.
Naša Spoločnosť využíva súbory cookies na nasledovné účely:

• responzívnosť,
• možnosť komunikácie prostredníctvom e-mailu,
• identifikáciu návštevníka a jeho súhlasenie s používaním súborov cookies.

Súbory cookie môžete kontrolovať a/alebo zmazať podľa uváženia – podrobnosti je možné zistiť na stránke www.aboutcookies.org. Môžete vymazať všetky súbory cookie uložené vo svojom počítači a väčšinu prehliadačov môžete nastaviť tak, aby ste im znemožnili ich ukladanie. V takomto prípade však pravdepodobne budete musieť pri každej návšteve webovej stránky manuálne upravovať niektoré nastavenia a niektoré služby a funkcie našej webovej stránky nemusia správne fungovať.

Použitie nástrojov Google Analytics a Google Remarketing
Na našej webovej stránke www.bdoslovakia.com môžu byť používané služby tretích strán, akými sú napr. spoločnosti Google Inc. Analytics a Remarketing alebo Adobe Omniture a pod. U týchto služieb sa používajú súbory cookies. Uvedenými službami tretích strán analyzujeme návštevnosť a využívanie našej webovej stránky. Získané informácie o používaní našej webovej stránky zdieľame s poskytovateľmi analytických služieb za účelom jej vyhodnotenia. Aj napriek tomu, že Vaše osobné údaje sú prenášané tretím stranám do zahraničia, Vaše osobné údaje sú vždy anonymizované formou skrátenia IP adresy o posledné tri miesta, aby bolo znemožnené jednoznačné priradenie ku konkrétnej fyzickej osobe. Zároveň je možné sa z takýchto analytických služieb odhlásiť, a to vyjadrením nesúhlasu s použitím súborov cookies na našej webovej stránke.

Sociálne siete
Naša webová stránka obsahuje funkciu, ktorá umožní zdieľanie prostredníctvom aplikácií sociálnych médií, ako napr. Facebook tlačidlo Páči sa mi a Twitter widget. Tieto aplikácie sociálnych médií môžu zhromažďovať a používať informácie týkajúce sa Vášho používania našej webovej stránky. Použitie takejto funkcionality môže vyžadovať použitie cookies na Vašom zariadení za účelom jednoduchšieho použitia ich služieb, na zobrazenie Vašej interakcie na webovej stránke a zaznamenať údaje o Vašej aktivite naprieč Internetom a na našej webovej stránke. Akékoľvek osobné údaje, ktoré poskytnete prostredníctvom takýchto aplikácií sociálnych médií môžu byť zhromažďované a použité ostatnými členmi tejto aplikácie sociálnych médií a takéto interakcie sú upravené zásadami ochrany osobných údajov spoločností poskytujúcich predmetnú aplikáciu. Nedisponujeme kontrolou nad týmito spoločnosťami a nenesieme zodpovednosť za použitie Vašich osobných údajov zo strany týchto spoločností.

Cloudové riešenia
Pri našej činnosti využívame aj cloudové riešenia pre internú komunikáciu, či komunikáciu so sesterskými spoločnosťami, resp. kvalifikovanými poskytovateľmi služieb, s ktorými spolupracujeme. Tieto riešenie využívame predovšetkým na zvýšenie produktivity a mobility zamestnancov a subdodávateľov, internú spoluprácu na dokumentoch a informačných aktivitách jednotlivých oprávnených osôb. Používame webové portály na spoluprácu medzi našimi zamestnancami a partnermi, na zdieľanie a vytváranie informácií. Za účelom ochrany údajov zdieľaných v rámci uvedených cloudových riešení používame moderné technológie a softvérové nástroje na šifrovanie dát tak, aby bola zachovaná ochrana a integrita zdieľaných dát.

Deti
Chápeme dôležitosť ochrany súkromia detí, a to obzvlášť v online prostredí. Naše webové stránky nie sú cielene určené a zamerané na deti mladšie ako 16 rokov. Nikdy vedome neuskutočňujeme zhromažďovanie informácií o osobách mladších ako 16 rokov a neuchovávame údaje o nich, s výnimkou situácie, keď sa jedná o súčasť zákazky poskytovania našich odborných služieb, resp. ak by boli súčasťou zanechaného dopytu prostredníctvom našej webovej stránky.

Cezhraničný prenos osobných údajov
Prenos vašich osobných údajov mimo územia Slovenskej republiky sa neuskutočňuje. Výnimkou je situácia, keď na takýto prenos udelíte výslovný súhlas alebo ak je to nevyhnutné pri poskytovaní objednaných služieb do zahraničia. V takých prípadoch prijímame primerané opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti a dôvernosti vašich údajov v súlade s platnými zákonmi o ochrane osobných údajov.

Ako dlho budú osobné údaje uchovávané?
Vaše osobné údaje budú uchovávané po dobu nevyhnutnú na splnenie účelov, na ktoré boli získané, alebo po dobu archivácie stanovenú zákonom o archívoch a registratúre, vrátane splnenia akýchkoľvek zákonných, účtovných či výkazníckych povinností. Pravidelne prehodnocujeme uchovávané osobné údaje a po uplynutí doby potrebnej na splnenie účelu ich bezpečne vymažeme alebo anonymizujeme.
Osobné údaje sú uchovávané bezpečne, v súlade s našou bezpečnostnou politikou, a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k vašim údajom majú iba osoby nami poverené a oprávnené na spracúvanie údajov podľa našej bezpečnostnej politiky.
Vaše osobné údaje sú zálohované v súlade s našou retenčnou politikou. Zálohované údaje budú úplne vymazané hneď, ako to bude možné podľa pravidiel zálohovania. Osobné údaje uložené na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä na elimináciu výpadku dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Sme povinní zabezpečiť zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.

Vaše práva
Máte nasledujúce práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov:

• byť informovaní o tom, aké osobné údaje o vás spracúvame (prečo ich spracúvame, ako dlho budú uchovávané a a pod.);
• kedykoľvek požiadať o prístup k Vašim osobným údajom; môžete požiadať o prístup k Vašim osobným údajom, ktoré spracúvame, a máte právo ich konzultovať. Na Vašu žiadosť vám poskytneme kópiu vašich osobných údajov a odpovieme na vaše otázky týkajúce sa spracúvania (účely, príjemcovia, doba uchovávania a pod.);
• požiadať o opravu Vašich nesprávnych alebo neúplných osobných údajov; v prípade, ak sa Vaše osobné údaje zmenili alebo sú nesprávne, môžete nás požiadať o opravu, doplnenie alebo vymazanie zastaraných, nesprávnych či neúplných údajov;
• právo na vymazanie („právo byť zabudnutý“); v určitých prípadoch môžete požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli získané, alebo ak odvoláte svoj súhlas a neexistuje iný právny základ na spracúvanie; údaje spracúvané na základe súhlasu na marketingové účely budú vymazané okamžite po doručení žiadosti alebo odvolaní súhlasu;
• právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov; máte právo požadovať obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, čo znamená, že dočasne alebo čiastočne zastavíme spracúvanie. Trvalé zastavenie konkrétneho alebo všetkých spracovateľských operácií môžete dosiahnuť uplatnením práva namietať;
• na prenos údajov, čo znamená, že môžete získať svoje osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte; zároveň máte právo tieto údaje preniesť k inému prevádzkovateľovi osobných údajov;
• máte právo namietať proti určitým typom spracúvania; okrem toho máte v určitých prípadoch právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov. Toto právo však nemožno uplatniť, ak je spracúvanie nevyhnutné na splnenie zákonných povinností.

Vaše práva môžete uplatniť osobne v sídle prevádzkovateľa, poštou na adresu ktorejkoľvek spoločnosti uvedenej v úvode alebo prostredníctvom emailu na: gdpr@bdoslovakia.com.
Žiadame vás, aby ste v žiadosti jasne uviedli, ktoré právo si želáte uplatniť a ktorému spracovaniu údajov sa chcete brániť alebo ktoré chcete obmedziť, alebo ktorý súhlas chcete odvolať.
V prípade odôvodnených pochybností o totožnosti osoby, ktorá je žiadateľom, si môžeme vyžiadať dodatočné informácie potrebné na potvrdenie totožnosti dotknutej osoby.
Pri uplatnení Vašich práv sa neúčtuje žiadny poplatok, pokiaľ žiadosť nepovažujeme za zjavne neopodstatnenú alebo neprimeranú (to bude napríklad prípad opakovanej žiadosti). Môžeme Vám však účtovať primeranú sumu nepresahujúcu naše náklady na reprodukciu akýchkoľvek ďalších požadovaných kópií.
Na Vašu žiadosť týkajúcu sa Vašich práv odpovieme do jedného mesiaca. Táto lehota sa však môže predĺžiť na dva mesiace, ak sa žiadosť ukáže ako zložitá a/alebo z dôvodu počtu žiadostí, ktoré musíme vybaviť. V prípade predĺženia tejto lehoty Vás o tom budeme informovať s uvedením dôvodu tohto rozhodnutia.
Upozorňujeme, že za určitých okolností stanovených zákonom môžeme odmietnuť prístup k Vašim informáciám alebo Vašu žiadosť neakceptovať, ak sme na to oprávnení podľa príslušných právnych predpisov týkajúcich sa ochrany osobných údajov.
Ak však máte akékoľvek obavy, že pri spracovaní Vašich osobných údajov boli porušené Vaše práva alebo že Vaše osobné údaje nie sú spracovávané na taký účel alebo v rozsahu, v akom boli dohodnuté, máte právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov so sídlom na adrese Budova Park one, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava.
Ak si už neželáte, aby sme Vaše osobné údaje, ktoré boli zhromaždené na základe Vášho súhlasu, spracovávali my, ale chcete, aby Vaše osobné údaje, ktoré boli zhromaždené na základe Vášho súhlasu, spracovával iný subjekt, môžete nás požiadať o poskytnutie Vašich osobných údajov. Vaše osobné údaje Vám budú poskytnuté bez zbytočného odkladu v bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátanie profilovania
Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované rozhodnutia ani profilovanie.

Čo ak boli Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov porušené?
V prípade, ak sa domnievate, že Vaše práva boli pri spracúvaní osobných údajov porušené, resp. Vaše osobné údaje nie sú spracúvané za takým účelom alebo v takom rozsahu ako bolo dohodnuté, máte právo obrátiť sa na Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom Budova Park one, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava.

Kontaktné údaje zodpovednej osoby
Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov alebo tohto Oznámenia o ochrane osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom e-mailovej adresy: gdpr@bdoslovakia.com.